विषयः – ग्रामपंचायत लेखे तसेच अभिलेख इ. सुस्थितीत ठेवणे व परिरक्षण करणेबाबत.
संदर्भ :-(१) ग्रामविकास व जलसंधारण विभाग, शासन निर्णय क्र. झेडपीए-२०१५/प्र.क्र.१०/वित्त-९, दि.२५ मार्च, २०१५.
(२) ग्रामविकास व पंचायतराज विभाग, शासन पत्र क्र. झेडपीए-२०१३/प्र.क्र.२७/वित्त-९, दि.१२ मे, २०१६.
(३) रत्नागिरी जिल्हा परिषदेशी संबंधित सन २०१२-१३ च्या पंचायती राज संस्थांच्या लेख्यावरील लेखा परिक्षा पुनर्विलोकन अहवाल तसेच सन २०१३-१४ च्या वार्षिक प्रशासन अहवालाच्या संदर्भातील पंचायत राज समिती (२०२०-२१) चा सातवा अहवाल (अहवाल क्र.१८६).
जिल्हा परिषद व पंचायत समिती अधिकारी हे क्षेत्रीय स्तरावर भेटी न देताच कामे करतात. अफरातफर व इतर नियमबाहय प्रकरणे ग्रामपंचायत स्तरावरील असताना केवळ ग्रामसेवकावर कारवाई करण्यात येते. ग्रामसेवक हा सर्वात निम्नस्तरावरील कर्मचारी असून, त्यापूर्वी चढत्या क्रमाने जिल्हा परिषदेअंतर्गत पंचायत समित्या मधील विविध विभागाचे विस्तार अधिकारी, तालुक्याचे प्रमुख गट विकास अधिकारी आहेत. गटशिक्षणाधिकारी, महिला व बालकल्याण विभागाचे अधिकारी आहेत. त्यामुळे ज्या ठिकाणी अपहार प्रकरणे झाली आहेत अथवा होत आहेत तेथील ग्रामसेवकावर कार्यवाही होते. तथापि, वरिष्ठ नियंत्रण अधिकारी यांच्याविरुध्द कारवाई होत नसल्याचे अभिप्राय पंचायत राज समितीने त्यांच्या अहवालात दिले आहेत.
ग्रामपंचायत लेखे तसेच अभिलेख इ. सुस्थितीत ठेवणे व परिरक्षण करणे इ. बाबी संबंधित ग्रामपंचायतीत कार्यरत ग्रामसेवकाने हाताळावयाच्या आहेत. जिल्हा परिषदेच्या पंचायत समिती व जिल्हा परिषद स्तरावर सर्व अधिका-यांनी त्या त्या क्षेत्रात किंवा त्यांच्या कार्यक्षेत्रात महिन्यातून एक वेळ तसेच गटविकास अधिकारी यांनी महिन्यातून किमान दोन वेळा आणि विस्तार अधिकारी यांनी महिन्यातून किमान ८ वेळा ग्रामपंचायतींना भेट देऊन सामान्य सखोल तपासणी करणे आवश्यक आहे. अभिलेखे तसेच लेखे यांची पाहणी करणे, तफावत अथवा इतर त्रूटी असतील तर तसेच त्याक्षणी सूचना देणे, दिरंगाई अथवा अक्षम्य चुका झाल्याचे निदर्शनास आल्यास तसेच ग्रामपंचायतींची कोणतीही तपासणी न करता मोघम स्वरुपाची कार्यवाही केली असल्याचे आढळून आल्यास, त्यांच्यावर विभागीय चौकशी अथवा दप्तर दिरंगाई बाबत उचित कारवाई करणे त्याचा अहवाल जिल्हा परिषदेस तसेच पंचायत समितीस वेळोवेळी देणे. गटविकास अधिकारी व विस्तार अधिका-यांना ग्रामपंचायतीमध्ये अफरातफर झाल्याचे लक्षात येत नसेल तर त्यांनी जाणीवपूर्वक त्याकडे दुर्लक्ष केलेले आहे असे समजण्यात येऊन संबंधित ग्रामसेवकाबरोबरच गटविकास अधिकारी व विस्तार अधिकारी हेदेखील दोषी असल्याने समजण्यात येईल. वरील नियम व सूचनांचे उल्लंघन करणा-या अधिका-यावर कडक कारवाई करण्यात येईल.
नमुना नंबर 8 अद्ययावत करणे बाबत परिपत्रक दि. 04-02-2021
ग्राम पंचायत अभिलेखे-नमुना नं 8 बोजा नोंद करणे दि. 03-09-2020
ग्राम पंचायत अभिलेखे-नमुना नं 8 वर बोजा नोंद न करणे दि. 06-12-2017
भारताचे नियंत्रक व महालेखा परीक्षक यांनी विहित केलेल्या MAS नमुना क्र. १ ते ८ मध्ये सर्व जिल्हा परिषद पंचायत समिती व ग्रामपंचायतीचे मासिक / वार्षिक लेखे ठेवणेबाबत दि 04-03-2017
दिनांक १ एप्रिल २०१४ पासून ग्राम सभा, मासिक सभा, महिला सभा,महिलासभा,वार्डसभा विविध समित्यांच्या बैठकांच्या सूचना कार्यवृत्त इतिवृत्त विहित नमुन्यातच ठेवणे अनिवार्य करणेबाबत व माहितीसाठी ग्रामपंचायत फलकावर उपलब्ध करणेबाबत 25.06.2014
ग्रामपंचायती कडील हस्तातंरित स्थावर मालमताच्या ग्रा प अभिलेख व महसुली अभिलेख यामध्ये नोंदी घेणे बाबत दि ११-११-२०१६ (शासन नि क्र व्हीपीएन १०८६/प्र क्र २२१३ /२२ दि २२/१०/१९८६ शासन नि क्र व्हीपीएन १०८६/६८ /४९६६ दि ०४/११/१९८७)
भारताचे नियंत्रक व महालेखापरिक्षक यांनी विहित केलेल्या मॉडेल अकाऊन्टींग सिस्टीमच्या (MAS) नमुना क्र. १ ते ८ मध्ये सर्व जिल्हा परिषदा, पंचायत समित्या आणि ग्रामपंचायतीचे मासिक /वार्षिक लेखे ठेवण्याबाबत दि 05-10-2013
जिल्हा परिषद पंचायत समिति व ग्रामपंचायती कडील स्थावर -जंगम मालमत्तेचे अभिलेख अद्यावत ठेवणेबाबत दि 29-11-2004
जिल्हा परिषदा आणि पंचायत समित्यामधील कागदपत्राचे वर्गीकरण,जतन करने व् अभिलेख नष्ट करने ई बाबत दि 09-04-2002
ग्रामपंचायत तपासणी दि.27-06-1996
ग्रामपंचायतीना दिलेल्या पावती पुस्‍तकांवर नियंत्रण ठेवणे बाबत. ग्रामविकास विभाग शासन निर्मांणय क:- No.VPM-24222/12815/(CR-6)/xxiii-A, दिनांक:- 31-03-1980
ग्राम पंचायत अभिलेखे- ग्रामपंचायत अभिलेख नमुने 1 ते 33
ग्रामपंचायत नमुना 1 ते 33 (अभिलेख) विषयी सविस्तर तपशील ग्रामपंचायत नमुना 1 ते 33 (अभिलेख) PDF फाईल मध्ये डाउनलोड करण्यासाठी इथे Click करा.
ग्रामपंचायत नमुना १: अंदाजपत्रक
कलम ६२ नुसार आर्थिक वर्षाकरिता जमाखर्चाचा अंदाजित अहवाल म्हणजे अंदाजपत्रक होय. अंदाजपत्रक सादर करण्याची जबाबदारी सरपंच यांची राहील.उदा.
अंदाजपत्रक हे सरपंच यांनी दि.३१ जानेवारी अखेर ग्रामपंचायतीस सादर करून मान्यता घेणे व २८ फेब्रुवारी अखेर ग्रामसभेची मान्यता घेऊन पंचायत समितीकडे सादर करणे बंधनकारक आहे.
१. सरपंच यांनी मुदतीत अंदाजपत्रक सादर न केल्यास,
२. ग्रामपंचायतीने सदर अंदाजपत्रकाला शिफारस न केल्यास,
३. ग्रामपंचायतीने सदर अंदाजपत्रकास मान्यता न दिल्यास, ग्रामसेवक यांनी अनिवार्य खर्चाचे अंदाजपत्रक तयार करून पंचायत समितीस सादर करणे आवश्यक आहे.
(सरपंचांनी अंदाजपत्रक तयार करून पंचायत समितीस विहित मुदतीत सादर न केल्यास संबंधित सरपंचावर अपात्रतेची कारवाई होऊ शकते.) तसेच सचिव/ग्रामसेवकावर शिस्तभंगाची कारवाई होऊ शकते. सरासरी मागील वर्षाच्या खर्चाच्या एक महिन्याइतकी शिल्लक असणारे शिलकीचे अंदाजपत्रक असावे.
लेखा संहितेनुसार जे लेखाशीर्ष दिलेले आहे, त्याअंतर्गत प्रत्यक्षात केलेल्या तरतुदी व त्यापुढे मागील दोन वर्षाचा प्रत्यक्ष जमा बाजूस खर्च बाजूस नमुना ३ प्रमाणे नोंदी घ्याव्यात. अंदाजपत्रकात तरतूद असल्याशिवाय कोणताही खर्च ग्रामपंचायतीला करता येत नाही.ग्रामपंचायतीला आपला खर्च करण्यासाठी आवश्यक तेवढ्या वेळा पुरवणी अंदाजपत्रक तयार करून ग्रामपंचायत/ग्रामसभेची मान्यता घेऊन पंचायत समितीच्या मान्यतेने कोणताही खर्च करता येतो.
ग्रामपंचायत नमुना २: पुनर्विनियोजित नियतवाटप
ग्रामपंचायतीच्या मूळ मंजूर अंदाजपत्रकातील खर्चाचे पुनर्विनियोजित नियतवाटप करणे, म्हणजे नमुना २ होय. मूळ अंदाजपत्रकात खर्चासाठी केलेल्या तरतुदीमध्ये त्या-त्या लेखा शिर्षकामध्ये घट किंवा वाढ होत असेल तर, अशा घट किंवा वाढीला बरोबरीत आणणे. नमुना २ तयार करून त्यास ग्रामपंचायतीची मान्यता घेऊन पंचायत समितीची मान्यता घेणे अनिवार्य आहे.उदा. पाणीपुरवठा या लेखा शिर्षकासाठी रुपये १ लाखाची खर्चाची तरतूद केलेली आहे. मात्र या बाबीवर रुपये १ लाख २५ हजार एवढा खर्च झाला आहे. म्हणजे तरतुदीपेक्षा रुपये २५ हजार जादा खर्च झाला आहे. यासाठी नोकर पगारावर २ लाख एवढी तरतूद केली आहे, मात्र खर्च १ लाख ५० हजार एवढाच झाला आहे. आणखी रुपये २५ हजार या खर्चासाठी लागू शकतात. यामधून रुपये २५ हजार एवढे शिल्लक राहतात. तो शिल्लक राहिलेला निधी पाणीपुरवठ्यासाठी तरतूद करून तो खर्च बरोबरीत आणता येतो. यासाठी नियम २१ चे कृपया अवलोकन करावे. या नमुन्यामध्ये आरंभीची व अखेरची शिल्लक नमूद केली जात नाही. नमुना-१ व नमुना-२ यामध्ये हा मूलभूत फरक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ३: ग्रामपंचायत जमा खर्चाचे विवरण
१) ग्रामपंचायत जमा खर्च विवरण तयार करून आर्थिक वर्षातील पहिल्या ग्रामसभेस सादर करणे आवश्यक आहे. तसेच वार्षिक जमा खर्चाचे विवरणपत्र ग्रामपंचायत खातेदारांना शासन आदेशाप्रमाणे सरपंच आणि ग्रामसेवक यांचे सहीनिशी देणे, आवश्यक आहे.
२) जमा खर्चाचे विवरणपत्र प्रत्येक वर्षी दि.१ जून पूर्वी पंचायत समिती कार्यालयात सादर करणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ४: ग्रामपंचायत मत्ता व दायित्वे
ग्रामपंचायतीकडून देय असलेल्या थकीत रकमा (दायित्व) आणि येणे असलेल्या रकमा यांचे वर्षाअखेरीस (दि.३१ मार्च पूर्वी ) विवरण पत्र तयार केले पाहिजे. आर्थिक वर्षातील पहिल्या ग्रामसभेसमोर सरपंच त्यांनी ते सादर करावे. सदरचे विवरणपत्र दि.१ जून पूर्वी पंचायत समितीस सादर करणे बंधनकारक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ५: सामान्य रोकड वही
नमुना ५ क-दैनिक रोकड वही मध्ये ज्या रकमा जमा झाल्या त्या रकमांची एकत्रित नोंद सामान्य रोकड वही या नमुन्यात लिहावी. धनादेशाद्वारे जमा होणाऱ्या रकमांची या नमुन्यात नोंद घ्यावी. खर्च बाजूला रुपये ५०० पेक्षा अधिकचा खर्च धनादेशानी अदा केलेल्यांच्या नोंदी घ्याव्यात. नमुना ५ मध्ये कोणत्याही परिस्थितीत रोकड (नगदीने) व्यवहार करण्यास प्रतिबंध केलेला आहे.
नमुना ५ वरून नमुना ६ लिहिला जातो.
ग्रामपंचायत नमुना ५ क: दैनिक रोकडवही
नमुना १०, नमुना ७ अन्वये जमा रकमेची नोंद घेतली जाते. दैनिक वसुलीची एकत्रित रक्कम बँक भरणा करून नमुना ५ मध्ये त्याची नोंद ठेवली जाते. प्रत्येक दिवशी सरपंच व ग्रामसेवक हे पावत्यांचा मेळ घेऊन वसूल केलेली रक्कम बँक भरणा करून नमुना ५ मध्ये नोंद घेतल्याची खात्री करून सही करतील. नियम ६५ अन्वये आकस्मिक खर्चासाठी रुपये रक्कम १००० सचिवाकडे शिल्लक ठेवता येते. मात्र पंचायतीने याबाबत ठराव करून सचिवाकडे रुपये १००० किंवा त्यापेक्षा कमीची रक्कम किती ठेवावी, हे ठरवावे. या नमुन्यामध्ये कोणत्याही परिस्थितीत खर्चाची रक्कम नोंदविता येणार नाही.
ग्रामपंचायत नमुना ६: मासिक जमा-खर्चाची नोंदवही
मासिक जमा खर्चाचा तपशील दिनांकासह नोंदण्यात येतो. नमुना ५ सामान्य रोकड वही मध्ये नोंदविण्यात आलेल्या सर्व रकमा यामध्ये समाविष्ट केल्या जातात. प्रत्येक महिन्याचा हिशोब पूर्ण करून सरपंच/ग्रामसेवकाने नमुना २६ क व २६ ख मध्ये जमा खर्चाचे विवरण पत्र तयार करून पंचायत समिती कार्यालयास सादर होतो. अंदाजपत्रकाचे तरतुदीनुसार जमा खर्च करणे आवश्यक आहे. नमुना नंबर ५ चा, नमुना नंबर ६ शी ताळमेळ घालून महिना अखेरची शिल्लक एकूण जमेमधून खर्च वजा जाता जी अखेरची शिल्लक राहील, ती नमुना नंबर ६ शी जुळणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ७: सामान्य पावती
ग्रामपंचायतीला प्राप्त झालेला विशिष्ठ रकमेसाठी उदा. सर्व प्रकारची फी, अंशदान, देणगी व कर सोडून प्राप्त होणाऱ्या उत्पन्नाच्या रकमेची पोहोच म्हणून नमुना ७ पावती दिली जाते. सदर पावती पुस्तक सरपंच यांनी प्रमाणित करणे आवश्यक आहे. रुपये पाच हजार पेक्षा अधिक रक्कम वसूल झाल्यास रेव्हेन्यू स्टॅम्प लावणे आवश्यक आहे. या सर्व पावत्यांची नोंद नमुना ५ क दैनिक रोकड वही नोंदवहीवर घेण्यात येईल. सदर पावती कार्बनचा दुहेरी वापर करून लिहिण्यात यावी. म्हणजे स्थळ पावती वरून व खालून लिहिली गेली पाहिजे.
ग्रामपंचायत नमुना ८: कर आकारणी नोंदवही
महाराष्ट्र ग्रामपंचायत अधिनियम १९५८ चे कलम १२४ नुसार ग्रामपंचायत हद्दीतील कर आकारणीस पात्र असलेल्या सर्व इमारती, जमिनीची नोंद या वहीत घेतली जाते. (दि.३१ डिसेंबर २०१५ च्या अधिसूचनेनुसार भांडवली मूल्यावर आधारित कर आकारणी करणे आवश्यक आहे.) नमुना ८ मधील एकूण मागणी नमुना ९ मधील चालू मागणीस जुळविणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ९: कर मागणी नोंदवही
नमुना ८ प्रमाणे आकारणी केलेल्या कराच्या रकमेची नोंद वही म्हणजे कर मागणी नोंदवही होय. थकित कर, चालू मागणी व एकूण थकबाकी मागणी इत्यादींची नोंद व गोषवारा सदरील नमुन्यात नोंद केलेल्या असतात. कर आकारणी नोंदवही मधील एकूण रक्कम ही कर मागणी नोंदवही मधील चालू वर्षाच्या मागणीच्या रकमेएवढे असल्याची खात्री सरपंच व ग्रामसेवक यांनी करावी. या कर मागणीस एप्रिलच्या मासिक बैठकीत मान्यता घेण्यात यावी.प्रत्येक दिवशी जमा झालेल्या करवसुलीची नोंद यामध्ये घेण्यात येईल. वर्ष अखेरीस सरपंच/ग्रामसेवक या नोंदवहीत नोंदविण्यात आलेल्या कराच्या वसुलीची एकूण रक्कम आणि नमुना ६ मधील वर्गीकृत नोंदवही तील नोंद केलेली रक्कम यांची पडताळणी करतील. (महाराष्ट्र ग्रामपंचायत अधिनियम कलम १२९ प्रमाणे मागणी बिल व रिट व जप्तीची कार्यवाही करून वसुली करावी.)
ग्रामपंचायत नमुना १०: कर व फी वसुली बाबत पावती
कर वसुली होणाऱ्या प्रत्येक रकमेसाठी करदात्यास नमुना १० कर वसुली पावती दिली जाते. प्रत्येक दिवशी जमा होणाऱ्या रकमांच्या नोंदी नमुना ५ क मध्ये नोंद ठेवल्या जातात. सदर पावती कार्बनचा दुहेरी वापर करून लिहिण्यात यावी. म्हणजे स्थळ पावती वरून व खालून लिहिली गेली पाहिजे.
ग्रामपंचायत नमुना ११: किरकोळ मागणी नोंदवही
शासनाकडून मिळालेले अनुदान उदा. जमीन महसूल, मुद्रांक शुल्क, समानीकरण अनुदान, जिल्हा परिषद व पंचायत समितीकडून मिळालेल्या अनुदानाच्या नोंदी, गाळे भाडे, बाजार भाडे फी व ग्रामपंचायतीचे इतर उत्पन्न इ. येणेबाकीच्या नोंदी सदरील नमुन्यात घेण्यात येतात. याचा गोषवारा काढून थकीत रक्कमा दायित्व व मत्ता नमुना ४ मध्ये वर्षाअखेरची नोंद घेण्यात येते. नमुना ११ मधील सर्व मागण्यांची वसुली नमुना ७ पावतीने करण्यात येते.
ग्रामपंचायत नमुना १२: आकस्मिक खर्चाचे प्रमाण
ग्रामपंचायतीने खरेदी केलेल्या वस्तू किंवा दिलेल्या रकमांची नोंद या नमुन्यात घेतली जाते. कोणतीही रक्कम काढावयाची असल्यास प्रमाणकाच्या आधारावर काढावी लागते. याची दैनिक कार्यालयीन खर्चासाठीचे देयक नमुना १२ मध्ये नोंद घेऊन प्रमाणक जोडले जाते. प्रमाणित केलेले साहित्य, साठा नोंदवही (नमुना १५) ला नोंद घेऊनच सरपंच यांच्या मान्यतेने ग्रामनिधी मधुन रक्कम काढण्यात येईल. नमुना १२ हा शाईच्या पेनाने लिहिण्यात यावा, अशी तरतूद आहे. नमुना १२ मध्ये सरपंचाची मान्यता घेतल्याशिवाय कोणतीही रक्कम काढता येणार नाही. नमुना १२ मध्ये प्रमाणकाच्या आधारे खर्च नोंदविताना रुपये ५०० पेक्षाच्या अधिकची रक्कम धनादेशानेच काढण्यात येईल.
ग्रामपंचायत नमुना १३: कर्मचारी वर्गाची सूची व वेतनश्रेणी नोंदवही
ग्रामपंचायतीच्या कायम असलेल्या कर्मचाऱ्यांच्या नियुक्तीची नोंद या नोंदवहीमध्ये घेतली जाते. सदरील नोंदवहीमध्ये मंजूर पदे, कार्यरत कर्मचारी यामधील तफावतिची नोंद घेऊन सरपंच स्वाक्षरीने प्रमाणित करील. विशेष करून शासनाच्या कर्मचारी आकृतिबंधातील कर्मचाऱ्यांची नोंद घेतली जाते. यामध्ये एकत्रित वेतन, राहणीमान भत्ता देऊन या रकमेतून एकूण ८.३३ टक्के रक्कम त्याच्या वेतनातून कपात करून तेवढीच ग्रामपंचायतीची रकमेची सदर नोंदवहीत नोंदवून ही रक्कम भविष्य निर्वाह निधीत भरण्यात येईल. सदर भविष्य निर्वाह निधीचे सर्व कर्मचाऱ्यांचे एकत्रित खाते महाराष्ट्र ग्रामपंचायत (नोकरांच्या) भविष्य निर्वाह निधी नियम १९६१ नुसार सरपंच/ग्रामसेवक यांच्या संयुक्त स्वाक्षरीने बँक/पोस्टात उघडून त्यात या रकमांची नोंद घेण्यात येईल. या नमुन्यावरून प्रत्येक कर्मचाऱ्याला ग्रामपंचायतीचे भविष्य निर्वाह निधीचे खाते पुस्तक देणे बंधनकारक आहे. बँक/पोस्ट खात्यामधून जे व्याज मिळेल, हे सर्व संबंधित कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या रकमेच्या पट्टीत त्यांच्या खात्यावर वर्ग करावेत.
ग्रामपंचायत नमुना १४: मुद्रांक हिशोब नोंदवही
खरेदी केलेले मुद्रांक व वापर केलेल्या मुद्रांकांची नोंद घेतली जाते. प्रत्येक महिन्यात सरपंच सदर साठा प्रमाणित करून साक्षांकीत करतील. त्यामध्ये महसूल मुद्रांक खरेदी करून यात नोंद घ्यावी, कारण ५ हजारा पुढची कोणती ही वसुली आल्यास महसूल व मुद्रांक लावून पावती देणे, ग्रामपंचायतीला बंधनकारक करण्यात आलेले आहे.
ग्रामपंचायत नमुना १५: उपभोग्य वस्तू साठा लेखा नोंदवही
ग्रामपंचायतीने खरेदी केलेल्या उपभोग्य व आवश्यक वस्तु ची नोंद या रजिस्टर मध्ये घेतली जाते. उदा. खरेदी केलेली सर्व पावती पुस्तके, सर्व नोंदवह्या, लेखन सामग्री, बांधकाम साहित्य, वस्तूंचा हिशोब या नोंदवहीत घेतला जातो. सर्वसाधारणपणे टिकाऊ स्वरूपाच्या ज्या वस्तू नाहीत, त्याची या नमुन्यात नोंद घेण्यात यावी. विशेष करून ग्रामपंचायत कोणत्याही खात्याचे आर्थिक व्यवहार करण्यासाठी धनादेश पुस्तके वापरत असेल, त्याची नोंद या नमुन्यात घेणे बंधनकारक आहे. प्रत्येक नोंदी पुढे सरपंच स्वाक्षरी करून प्रमाणित करतील व त्यानंतर देयके अदा केले जाईल. ग्रामपंचायत काही शिक्यानिशी प्रत्येक पावती पुस्तके व रजिस्टर सरपंचानी प्रमाणित करणे आवश्यक आहे. धनादेशाचा हिशोब स्वतंत्र ठेवण्यात यावा.
ग्रामपंचायत नमुना १६: जड वस्तू संग्रह /जंगम मालमत्ता नोंदवही
या रजिस्टरमध्ये जड वस्तूंच्या नोंदी घेण्यात येईल. उदा. टेबल, घड्याळ, खुर्ची, कपाट, विद्युत पंप, कायम टिकाऊ स्वरूपाच्या वस्तूंच्या नोंदी स्वतंत्र पानावर घेऊन आर्थिक वर्षातून दोन वेळेस सरपंच सदर साठा पडताळणी करून दिनांकासह स्वाक्षरी करतील.
ग्रामपंचायत नमुना १७: अग्रीम दिलेल्या/अनामत ठेवलेल्या रकमांची नोंदवही
ग्रामपंचायत वेगवेगळ्या कारणांसाठी कर्मचाऱ्यांना अग्रिम मंजूर करून नियमित वसुली करीत असते. त्यांच्या नोंदी या रजिस्टर मध्ये घेतल्या जातात. ग्रामपंचायतीकडे जेव्हा अनामत रक्कमा जमा होतात, तेव्हा त्यांची नोंद नमुना ५ क-दैनिक रोकड वहीत घेण्यात येते. सदरील अनामत रकमेच्या नोंदी मासिक सभेच्या परवानगीने घेता व परत करता येतील. सदरील नोंदी सरपंच व ग्रामसेवक यांनी स्वाक्षरीने प्रमाणित कराव्यात. मागील अग्रीम रक्कमेची पूर्ण वसुली झाल्याशिवाय पुढील अग्रीम रक्कम दिली जाऊ नये. सुरक्षा अनामत नोंदी या अभिलेखात घेतल्या जातात.
ग्रामपंचायत नमुना १८: किरकोळ रोकड वही
नियम २४(२) अन्वये रुपये ५०० पेक्षा कमीचे प्रदान एखाद्या व्यक्तीला झाल्यास ते धनादेशानी (दर्शनी हुंडीद्वारे) करता येईल. याची नोंद यामध्ये घ्यावी. नमुना ५ वरून सदरची जमा नमुना १८ च्या जमा बाजूस घेऊन केवळ नमुना १९ नुसार खर्च बाजूस खर्च नोंदविता येईल. नियम २४ च्या नुसार कर्मचाऱ्यांच्या वेतनाची किरकोळ रक्कम काढण्यासाठी सरपंच यांची मंजुरी घेता येईल. बँकेतून रक्कम काढल्यानंतर नमुना १८ वर जमा नोंद घेऊन खर्च बाजूस प्रदानाची नोंद घेऊन अखेरची शिल्लक काढली जाईल. नमुना ५ मधुन रक्कम काढताना नमुना १२ चा वापर करावा. रक्कम काढून ती नमुना १८ मध्ये नोंद करणे अभिप्रेत आहे.
ग्रामपंचायत नमुना १९: कामावर असलेल्या व्यक्तींचा हजेरीपट
नियम २४(२) नुसार रुपये ५०० पेक्षा कमी ची रक्कम नमुना १९ आधारे नमुना १८ मध्ये, नमुना ५ मधून धनादेशाने बँकेतून काढून याची नोंद नमुना १८ मध्ये घ्यावी. नियम २४-ग नमुना १९ ची रक्कम वाटप करण्यासाठी ही रक्कम प्रमाणका आधारेच काढता येईल. या प्रमाणकास दि.१ एप्रिल पासून चढता क्रमांक देण्यात येईल. सदर देयक नियम २४(५) नुसार नमुना १९ वरून काढण्यात येईल.
ग्रामपंचायत नमुना २०: कामाच्या अंदाजाची नोंदवही
ग्रामपंचायत प्रशासकीय मंजुरीसाठी प्रस्तावित असलेल्या कामाचा तपशीलवार मोजमापाचा आराखडा व अंदाजित खर्चाच्या तपशीलाची नोंद या नमुन्यामध्ये घेतली जाते.
ग्रामपंचायत नमुना २० क: मोजमाप नोंदवही
ग्रामपंचायतीने केलेल्या किंवा कंत्राटदाराने केलेल्या कामाचे मोजमाप नोंदी पंचायत समितीच्या कनिष्ठ अभियंता/शाखा अभियंता यांचेकडून या मध्ये घेतल्या जातात. मोजमाप पुस्तिकेच्या प्रत्येक पानावर अनुक्रमांक देऊन सरपंच यांनी ते प्रमाणित करणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना २० ख: कामाचे देयक
ग्रामपंचायतीने केलेल्या कामाचे मोजमाप करून या मोजमाप पुस्तिकेत नोंद केल्यानंतर कामाचे देयक नोंदवहीत करण्यात येईल. मोजमाप पुस्तकातील परिणाम व दर अचूक असल्याची खात्री करून सरपंच/ग्रामसेवक स्वाक्षरी करून प्रमाणित करतील.
ग्रामपंचायत नमुना २० ख (१): कामाचे देयक
कामाचा अंदाजाची नोंदवही, मोजमाप वही, कामाचे देयक या सर्वांची पडताळणी करून रक्कम प्रदान करतेवेळी या नमुन्यात रक्कम स्वीकारणाऱ्याची सही घ्यावी.
ग्रामपंचायत नमुना २१: कर्मचाऱ्यांच्या वेतन देयकाची नोंदवही
ग्रामपंचायतीने नेमलेल्या कायमस्वरूपी कर्मचाऱ्यांच्या वेतनाचे देयक या नोंदवहीत तयार केले जाते. त्यामध्ये कर्मचाऱ्यांची वेतनश्रेणी, भत्ता, होणारी कपात, निव्वळ देय असणारी रक्कम यांचा हिशोब असतो. सदर देयक रक्कम प्रदान करण्याकरिता सरपंचांची मंजुरी घेणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना २२: स्थावर मालमत्ता नोंदवही (रस्ते व जमिनी व्यतिरिक्त)
ग्रामपंचायतीच्या मालकीच्या असलेल्या सर्व स्थावर मालमत्तेची नोंद यांना नोंदवहीत घेण्यात येते. प्रत्येक मालमत्तेच्या नोंदी करिता स्वतंत्र पान असेल.(उदा. ग्रामपंचायत कार्यालय, विहीर, स्मशानभूमी, दुकान गाळे, इमारती, भूमिगत गटारे, इत्यादी) ग्रामपंचायतीकडे हस्तांतरित झालेल्या स्थावर मालमत्तेच्या नोंदी या नमुन्यामध्ये घेण्यात येईल. दरवर्षी एप्रिल मध्ये ही नोंदवही सरपंच/ग्रामसेवक यांच्याकडून स्वाक्षरीने प्रमाणित केली जाते.
ग्रामपंचायत नमुना २३: रस्त्याची नोंदवही
ग्रामपंचायतीच्या ताब्यातील सर्व रस्त्यांच्या लांबी, रुंदी व इतर तपशिलासह यामध्ये नोंद घेतली जाते. ग्रामपंचायत ज्यावेळी रस्त्याचे काम करील, त्यावेळी सर्व रकान्यात आवश्यक माहितीसह नोंदी घेतल्या जातात. दरवर्षी एप्रिल मध्ये यातील सर्व नोंदी सरपंच/सचिव यांचेकडून प्रमाणित केल्या जाव्यात. नवीन रस्त्यांच्या नोंदी करताना सरपंच प्रत्यक्ष स्थळ पाहणी करून मोजमापे घेऊन त्या नोंदी कायम करण्यात याव्यात.
ग्रामपंचायत नमुना २४: जमिनीची नोंदवही
पंचायतीने खरेदी, संपादित, शासनाकडून हस्तांतरीत केलेल्या सर्व जमिनी, सर्व जागा, मोकळ्या जागा, गाव, पडीक जमीन, गावरान इत्यादींच्या सविस्तर नोंदी यामध्ये असतील.
प्रत्येक जमिनीची नोंद स्वतंत्र पानावर घेऊन वेळोवेळी झालेल्या बदलाची नोंद या नोंदवहीत घेतली जाते. प्रतिवर्षी एप्रिल मध्ये ही नोंदणी सरपंच) सचिव यांच्याकडून स्वाक्षरीने प्रमाणित केली जाईल.
ग्रामपंचायत नमुना २५: गुंतवणूक नोंदवही
महाराष्ट्र ग्रामपंचायत लेखा संहिता २०११ नियम १५ नुसार ग्रामपंचायतीने गुंतवणूक केलेल्या सर्व प्रकारचा रकमा व त्यावर मिळणारे व्याज इत्यादींचा तपशिल यामध्ये असतो. दरमहा सर्वसाधारण रोकड वही नमुना ५ मध्ये ताळमेळ घालून सरपंच/ग्रामसेवक हे स्वाक्षरीसह प्रमाणित करतील.
ग्रामपंचायत नमुना २६ क: जमा मासिक विवरण
प्रत्येक महिन्यात मासिक जमा हिशोब पूर्ण केल्यानंतर मासिक विवरण यामध्ये तयार करून ग्रामसेवक हे प्रत्येक महिन्याचे १५ तारखेपर्यंत पंचायत समितीकडे सादर करतील.
ग्रामपंचायत नमुना २६ ख: खर्चाचे मासिक विवरण
प्रत्येक महिन्यात या अभिलेखामध्ये मासिक खर्चाचा हिशोब पूर्ण केल्यानंतर मासिक विवरणपत्र यामध्ये तयार करून ग्रामसेवक प्रत्येक महिन्याच्या पंधरा तारखेपर्यंत पंचायत समिती कडे सादर करतील.
ग्रामपंचायत नमुना २७: लेखा परीक्षणातील आक्षेपांच्या पूर्ततेचे मासिक विवरण
ग्रामपंचायतीचा लेखा परीक्षणाचा अहवाल प्राप्त झाल्यानंतर तीन महिन्यात ग्रामसेवकांनी अनुपालन तयार करून पंचायत समितीकडे सादर करावा लागतो. पंचायत समितीने निष्कर्ष काढलेले, लेखापरीक्षकांनी मान्य केलेले, प्रलंबित असलेले अशा लेखा आक्षेपांचे मासिक विवरण या नमुन्यामध्ये तयार करून पंचायत समितीकडे दरमहा सादर करील. पंचायत समितीच्या मान्यतेने मुख्य कार्यकारी अधिकारी, जिल्हा परिषद यांच्याकडे अनुपालन मान्यतेसाठी पाठविले जाते. जिल्हा परिषदेकडून त्या-त्या आक्षेपांचे अनुषंगाने आवश्यक ते आदेश निर्गमित करून कार्यवाही करण्याचे सूचित केले जाते. याबाबतचा संपूर्ण अहवाल ग्रामसेवक यांनी पंचायत समितीस सादर करावा लागतो.
ग्रामपंचायत नमुना २८: मागासवर्गीय १५ टक्के खर्च/महिला बालकल्याण १० टक्के खर्चाचे मासिक विवरण
१५ टक्के मागासवर्गीय खर्चाची व १० टक्के महिला बालकल्याण खर्चाचे मासिक विवरण असते. सदरील खर्चाचा अहवाल ग्रामसेवक हे पहिल्या आठवड्यात पंचायत समितीकडे सादर करतील.
ग्रामपंचायत नमुना २९: कर्जाची नोंदवही
ग्रामपंचायतीने घेतलेले कर्ज, त्याचे व्याज व कर्जाची केलेली परतफेड याचे विवरण सदर नोंदवहीमध्ये ठेवण्यात येते. या नोंदवही मधील नोंदी दर तीन महिन्यांने सरपंच यांनी प्रमाणित करणे आवश्यक आहे.
ग्रामपंचायत नमुना ३०: ग्रामपंचायत लेखापरीक्षण आक्षेप पूर्तता नोंदवही
ग्रामपंचायतीने लेखा परीक्षकांच्या अहवाल प्राप्त झाल्यानंतर केलेली पूर्तता, झालेली वसुली पंचायतीच्या ठरावा सह पंचायत समितीकडे तीन महिन्याच्या आत पाठविण्यात येईल.
ग्रामपंचायत नमुना ३१: प्रवास भत्ता देयक
ग्रामपंचायत अंतर्गत सरपंच, उपसरपंच, सदस्य व कर्मचारी यांना दिलेल्या प्रवासभत्ता ची नोंद या नोंदवहीमध्ये घेतली जाते. सदर प्रवास भत्ता हा ग्रामपंचायतीच्या कामकाजासंबंधी, प्रशिक्षण, चर्चासत्र व शासनाने आयोजित केलेल्या अन्य कार्यक्रमाला उपस्थित राहण्यासाठी प्रदान करता येईल.ग्रामपंचायती पासून ८ कि.मी. अंतराच्या आत केलेल्या प्रवासाचा प्रवास भत्ता घेता येणार नाही.
ग्रामपंचायत नमुना ३२: रकमेच्या परताव्यासाठीचा आदेश
ग्रामपंचायतीकडे नमुना १७ मध्ये नोंद घेऊन स्वीकारलेल्या ठेवी परत करताना केलेल्या कार्यवाहीची नोंद यामध्ये ठेवण्यात येईल.
ग्रामपंचायत नमुना ३३: वृक्ष नोंदवही
ग्रामपंचायतीच्या ताब्यात असलेल्या जमिनीवर, रस्त्याच्या कडेला, शासकीय कार्यालयांच्या जागेवरील, अन्य ठिकाणी वृक्ष लागवड केलेल्या झाडांच्या नोंदी या नमुन्यात घेतली जाते. या झाडांपासून मिळणारे उत्पन्न यांची नोंद, झाडे नष्ट झाल्याचे किंवा तोडले असल्यास त्याची नोंद योग्य त्या कारणासह यात घेतली जाते.
