अभिलेख वर्गीकरण

सार्वजनिक अभिलेख व्यवस्थापन अधिसूचना १७-०१-२००६

(क) पुराभिलेखांचे पर्यवेक्षण, व्यवस्थापन व नियंत्रण;
(ख) कायमस्वरूपी सार्वजनिक अभिलेख, विहित करण्यात येईल अशा कालावधीनंतर, ठेव म्हणून स्वीकारणे ;
(ग) सार्वजनिक अभिलेखांचा ताबा, वापर आणि ते काढून घेणे ;
(घ) सार्वजनिक अभिलेखांची मांडणी, जतन आणि प्रदर्शन;
(ङ) सार्वजनिक अभिलेखांची वस्तुसूची, निर्देशांक, सूची आणि इतर संदर्भ माध्यमे तयार करणे ;
(च) अभिलेख व्यवस्थापन पद्धत सुधारण्यासाठी मानके, कार्यपद्धती आणि तंत्रे यांचे विश्लेषण करणे, विकास करणे, चालना देणे आणि समन्वयन करणे;
(छ) पुराभिलेख विभागातील आणि अभिलेख-निर्मिती अभिकरणाच्या कार्यालयांतील सार्वजनिक अभिलेखांचे परिरक्षण, मांडणी आणि सुरक्षा यांची सुनिश्चिती करणे ;
(ज) सार्वजनिक अभिलेखांचे जतन करण्याच्या उद्देशाने उपलब्ध जागेचा वापर आणि सामग्रीचे परिरक्षण करण्यास चालना देणे;
(झ) अभिलेखांचे संकलन, वर्गीकरण आणि विल्हेवाट करण्यावर तसेच अभिलेख व्यवस्थापनाची मानके, कार्यपद्धती आणि तंत्रे लागू करण्यावर अभिलेख-निर्मिती अभिकरणांना सल्ला देणे;

अभिलेख वर्गीकरण करणे अ , ब, क, ड यादीत सामान्य प्रशासन विभाग शासन निर्णय दिनांक २३-११-२०००

"अ" वर्ग :-अनिश्चित काळापर्यंत ठेवावयाचे, ज्या फायलींमध्ये महत्वाच्या प्रश्नांबाबत चर्चा केली आहे किंवा ज्यात महत्वाची पूर्वोदाहरणे ठरणारे आदेश किंवा सर्वसाधारण सूचना अथवा कायम महत्वाचे अधिनिर्णय समाविष्ट आहेत अशा फायलींना हा वर्ग देण्यात येईल.
"ब" वर्ग :-३० वर्षे परिरक्षण करावयाचा अभिलेख वरीलप्रमाणे त्याच प्रवर्गातील परंतु काही दशकानंतर संदर्भासाठी ज्यांची आवश्यकता असणार नाही अशा फायलींना हा वर्ग देण्यात येईल
"क" वर्ग :-पाच वर्षासाठी परिक्षण करावयाचा अभिलेख दुय्यम महत्वाच्या व ज्या फायली काही मर्यादित वर्षापर्यंतच ठेवणे इष्ट असते अशा फायलींना हा वर्ग देण्यांत येईल.
"ड" वर्ग :-प्रयोजन पूर्ण झाल्यानंतर ताबडतोब आणि कोणत्याही परिस्थितीमध्ये तो अभिलेख ज्या वर्षी फाईल करण्यांत आला असेल ते वर्ष संपल्यानंतर १ वर्षापेक्षा अधिक नाही एवढया मुदतीनंतर नष्ट करावयाचा अभिलेख या वर्गामध्ये केवळ तात्कालीन स्वरुपचे साहित्य असलेल्या फायलींचा समावेश होईल.


याच प्रकरणाच्या ९.८ (२) मध्ये अशा स्पष्ट सूचना देण्यांत आलेल्या आहेत की "अ" आणि "ब" वर्गीकरण केलेल्या नस्त्यांचे १० वर्षांनी पुनर्विलोकन करण्यांत यावे आणि आवश्यक असल्यास वर्गीकरण बदलण्यात यावे. याबाबत अभिलेख कजाची पहाणी केली असता असे निदर्शनास आले आहे की, कार्यालयीन कार्यपध्दती नियम पुस्तिके उपरोक्त सूचनांची विभागामार्फत काटेकोरपणे अंमलबजावणी होत नाही. अभिलेखाची पहाणी केली असता ब-याच नस्तीतील विषय "क" वर्गीकरणास योग्य असूनही त्यांचे वर्गीकरण "अ" किंवा "ब" असे करण्यांत आले आहे. त्यामुळे अभिलेख कक्षामध्ये बरीच अनावश्यक कागदपत्रे पडून आहेत.
विभागाना एखाद्या विषयाचे वर्गीकरण "अ" करण्याची आवश्यकता भासत असल्यास नस्ती "अ" वर्गात ठेवण्यास हरकत नसावी. मात्र त्या त्या विभागामार्फत "अ" व "ब" वर्गीकरण केलेल्या नस्त्यांचे दर १० वर्षांनी पुनर्विलोकन होणे आवश्यक आहे. बहुतेक विभागांनी अशा प्रकारे नस्त्यांचे पुनर्विलोकन केल्याचे आढळून येत नाही. तेव्हा सर्व विभागांनी त्यांच्या विभागाच्या "अ" व "ब" वर्गीकरण केलेल्या नस्त्यांचे पुनर्विलोकन करुन या नस्त्यः "अ" व "ब" वर्गीकरण करुन ठेवणे आवश्यक नाही अशा सर्व नस्त्या "क" वर्ग करुन त्या नष्ट करण्याची कार्यवाही करावी, जेणेकरुन अभिलेख कक्षाभध्ये नव्याने "अ" "ब" वर्गीकरण केलेल्या नस्त्या ठेवता येतील.