सहा गट्ठा पद्धती

झिरो पेंडन्सीअंड डेली डिस्पोजल  15-02-18

अ) क्रमांक १ :- कार्यालयातील तसेच अभिलेख कक्षातील अभिलेखांचे निंदणीकरण, वर्गीकरण व अद्ययावतीकरण करणे.
सामान्य प्रशासन विभागाच्या उक्त संदर्भ क्रमांक ४ येथील दिनांक ११ जून, १९८५ च्या परिपत्रकान्वये राज्यातील सर्व शासकीय कार्यालयांसाठी रचना व कार्यपद्धती निश्चित करण्यात आली आहे. शासकीय कार्यालयांमध्ये फार मोठ्या प्रमाणावर संदर्भ व प्रकरणे या स्वरुपात अभिलेखे साठून राहतात. या साठलेल्या अभिलेखांमुळे प्रत्यक्ष कार्यालयीन कामकाज करण्यासाठी जागा अपुरी पडते, प्रलंबित संदर्भ व प्रकरणे वेळेवर सापडत नाहीत, त्यांचा ताळमेळ लागत नाही, ती विशिष्ट कालमर्यादेत निकाली निघत नाहीत. या सर्वांमुळे शासकीय कामकाजाबाबत नागरिकांमध्ये नाराजी निर्माण होते. प्रत्येक शासकीय कार्यालयातील अभिलेख कक्ष अद्ययावत केलेला नसल्याने त्यामध्ये कार्यालयातील निंदणीकरण केलेले अभिलेखे पाठविण्यासाठी पुरेशी जागा उपलब्ध नसते. त्यामुळे, उक्त उपक्रमाच्या पहिल्या टप्प्यात कार्यालयातील अभिलेखे आणि अभिलेख कक्षातील अभिलेखे यांचे संपूर्ण अद्ययावतीकरण करण्याचा कार्यक्रम हाती घेण्यात यावा. यासंबंधात करावयाची कार्यवाही सोबत जोडलेल्या परिशिष्ट-अ मध्ये सविस्तर देण्यात आलेली आहे. या कार्यपद्धतीनुसार कार्यवाही करून पहिल्या टप्प्यांतर्गत केलेल्या कामाची माहिती प्रपत्र-१ अ तसेच प्रपत्र-१ ब मध्ये संकलित करून प्रत्येक कार्यालयाने त्यांच्या वरीष्ठ कार्यालयांना पाठवावी.
ब) क्रमांक २ :- कार्यालयात प्राप्त आणि प्रलंबित प्रकरणे निकाली काढण्यासाठी "झिरो पेन्डन्सी अॅण्ड डेली डिस्पोजल" या कार्यपद्धतीची प्रत्यक्षात अंमलबजावणी करणे.
प्रत्येक कार्यालयाकडे किती संदर्भ आणि प्रकरणे प्रलंबित आहेत याची निश्चित माहिती त्या कार्यालयाकडे उपलब्ध नसते. वरील नमूद पहिल्या टप्प्याच्या अंमलबजावणीअंती प्रत्येक कार्यालयाकडे किती प्रकरणे प्रलंबित आहेत व त्यांचा प्रलंबित राहण्याचा कालावधी किती आहे, याची निश्चित माहिती उपलब्ध होईल. या माहितीनुसार कार्यालयातील सर्व प्रकारचे संदर्भ व प्रकरणे यांची संबंधित नोंदवह्यांमध्ये नोंद घेऊन सर्व नोंदवह्या अद्ययावत करण्यात याव्यात. अशा प्रकारे नोंदविलेले सर्व संदर्भ व प्रकरणे निकाली काढण्यासाठी तसेच नव्याने प्राप्त झालेले संदर्भ व प्रकरणे निकाली काढण्यासाठा झरा पेन्डन्सी अॅण्ड डेली डिस्पोजल" या कार्यपद्धतीनुसार दुसऱ्या टप्प्यामध्ये कार्यक्रम हाती घ्यावा.
1. झिरो पेन्डन्सी : कार्यालयात प्रलंबित असलेले सर्व संदर्भ व प्रकरणे निकाली काढणे तसेच, त्यानंतर प्राप्त झालेले संदर्भ व प्रकरणे विहित कालमर्यादेच्या आत निकाली काढणे, म्हणजेच झिरो पेन्डन्सी आहे. याकरीता खालीलप्रमाणे संदर्भ व प्रकरणे निकाली काढण्याची कमाल मर्यादा निश्चित करण्यात येत आहे.

झिरो पेंडन्सीअंड डेली डिस्पोजल   दि 03-10-2017

डेली डिस्पोजल (दैनंदिन निर्गती) प्रत्येक लिपिक, पर्यवेक्षकीय अधिकारी आणि कार्यालय प्रमुख यांचेकडे दररोज प्राप्त झालेल्या प्रकरणांमध्ये शक्यतोवर त्याच दिवशी कार्यवाही करणे.
कार्यालयातील अभिलेख्यांचे अद्यावतीकरण करतांना कार्यालयामध्ये प्रलंबित असलेली जनतेची आणि प्रशासकीय कामे मिळून येतील अशी प्रलंबित सर्व कामे निर्गत करण्याची कार्यवाही मोहिम- २ म्हणून राबविण्यात यावी अशा आढळून आलेल्या सर्व प्रकरणांची नोंद संबंधित नोंदवहयामध्ये घेऊन प्रलंबित प्रकरणांचा गोषवारा काढण्यात यावा. सदरची कार्यवाही सर्व संकलनानी आणि कार्यालयांनी पूर्ण करून कार्यालयातील प्रलंबित प्रकरणांची संख्या निश्चित करावी. सर्व प्रलंबित प्रकरणांच्या निर्गतीचा कालबद्ध कार्यक्रम आखून सर्व प्रलंबित प्रकरणंची निर्गती करावी. सर्व प्रलंबित /थकित प्रकरणांची निर्गती झाल्यानंतर कार्यालयामध्ये / संकलनाकडे आलेल्या दैनंदिन प्रकरणांची निर्गती प्रत्येक स्तरावर रोजचे रोज करण्यात यावी. प्रत्येक कर्मचारी आणि अधिकारी यांनी त्यांच्याकडे प्राप्त झालेली प्रकरणे रोजच्या रोज निर्गत करून कार्यालयात प्राप्त झालेली जनतेची प्रकरणे आणि प्रशासकीय प्रकरणे विशिष्ट कालमर्यादेत निर्गत होतील याची दक्षता घ्यावी यासंबंधी करावयाच्या कार्यवाहीच्या पद्धतीची माहिती सोबत परिशिष्ट- २ मध्ये देण्यात आली आहे.
३) दोन्ही मोहिमांची एकत्रित कार्यवाही :
अभिलेख्यांचे वर्गीकरण व अद्ययावतीकरण आणि झिरो पेंडन्सी अँड डेली डिस्पोजल अशी उपक्रमाची विभागणी दिली असली तरी दोन्ही मोहिमा विविध संकलने आणि विविध कार्यालयांसाठी एकाच कालावधीत राबविता येतील.
कार्यालय प्रमुखाने सर्व संकलनातील, कार्यालतील आणि अभिलेख कक्षातील सर्व अभिलेख्यांचे वर्गीकरण व अद्ययावतीकरण करून प्रथम मोहिम-१ पूर्ण करून घ्यावी. ज्या संकलनाचे

अथवा ज्या कार्यालयाचे अभिलेख्यांच्या अद्ययावतीकरणाचे काम पूर्ण झाले असेल त्यांनी प्रलंबित प्रकरणांची निर्गती करावी आणि ज्यांची प्रलंबित प्रकरणे निर्गत झाली आहेत त्यांनी प्रकरणांच्या दैनंदिन निर्गतीची कार्यवाही हाती घ्यावी.
सदर मोहिम सुरू करण्यापूर्वीची कार्यालयातील व अभिलेख कक्षातील परिस्थिती, मोहिम कालावधीतील कार्यवाही व मोहिम पुर्ण झालेनंतरची कार्यालयातील व अभिलेख कक्षातील व्यवस्था याची फोटोग्राफी व व्हिडीओ रेकॉर्डीग करून ते कार्यालयात व अभिलेख कक्षात जतन करणेत यावे त्याची एक डिजीटल प्रत शासनास पाठविणेत यावी.